الفرق بين السكرتير التنفيذي والسكرتير العادي

الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي يكمن في الوظائف، حيث تُعد مهام كلاهما مختلفة عن بعضها البعض، ولا يمكن تحديد أيهما أهم، حيث يكون في بعض المؤسسات والشركات السكرتير التنفيذي أهم بكثير من السكرتير، في حين أن المشاريع البسيطة والمكاتب العملية يكون فيها السكرتير أهم من السكرتير التنفيذي، تعرف على المزيد عبر موقع فكرة.

ما الفرق بين السكرتير التنفيذي والسكرتير العادي

الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي يظهر بشكل واضح من خلال اختلاف مهام كل منهما، وفيما يلي نبدأ بتوضيح أبرز أعمال كل من السكرتير والسكرتير التنفيذي حتى نتمكن من رصد الفرق:

مهام السكرتير:

• تنظيم حركة العمل داخل المكتب.
• تعيين جدول من أجل تنظيم مواعيد ومقابلات المدير.
• تنظيم وترتيب جميع مستندات وأوراق الإدارة.
• تلقي جميع المكالمات الهاتفية، والفاكسات، ورسائل البريد الإلكتروني والرد على العاجل منها.
• حضور الاجتماعات المتعلقة بالعمل من أجل كتابة أهم الملاحظات والنتائج.
• متابعة الأقسام الأخرى والإشراف على كيفية تنفيذ الأوامر والقرارات.
• كتابة تقرير بصفة دورية الهدف منه توضيح الحالة العامة للعاملين والعمل.
• تقلي الشكاوى التي تقدم من جميع الموظفين وتوصيلها إلى المدير.
• إبلاغ المدير جميع مقترحات العاملين في الشركة.
• الإشراف بشكل عام على حركة العمل ومراقبة العاملين.

مهام السكرتير التنفيذي

تتمثل في الآتي:

• إعداد التقارير والمراسلات.
• تنظيم جميع المواد المتعلقة بالعروض التقديمية.
• ترتيب جميع الأمور الخاصة برحلات المدير العام.
• حجز وتوفير أماكن لإقامة الزوار القادمين إلى الشركة من الخارج.
• حجز القاعات المناسبة لعقد اجتماعات عاجلة وتجهيزها.
• متابعة جدول أعمال المدير العام.
• عمل تقرير يعرض تفاصيل مصاريف الشركة على المدير.
• توفير جميع معدات ومستلزمات الاجتماعات واللقاءات.
• شراء أثاث ومختلف احتياجات المكتب بأسعار ضمن الميزانية.
• عقد صفقات التعاقد الدولي مع شركات الشحن المناسبة.
• توفير نظامين للأرشيف، واحد إلكتروني، وآخر ورقي.
• عمل مهام مكتبية مثل التصوير والنسخ.
• ترتيب البيانات الخاصة بالعاملين مثل البريد الإلكتروني وأرقام الهاتف الجوال.

الصفات المهنية للسكرتير والسكرتير التنفيذي

الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي يتركز في المهام المنوط بها كل منهما، ولكن فيما يخص الصفات العملية والمهنية فلا يوجد فرق، وفيما يلي أبرز الصفات أو المتطلبات:

• توفر مؤهل عالي يخص مجال العمل.
• امتلاك مهارة عالية في استخدام الحاسوب.
• امتلاك قدرة وخبرة في التعامل مع البريد الإلكتروني.
• القدرة على العمل ضمن فريق واحد.
• توفر مهارات معين مثل الإقناع والمقدرة على التواصل مع الآخرين.
• التمكن من إعداد التقارير.
• القدرة على تنظيم الجداول.
• إمكانية مواكبة التطورات التي تطرأ في مجال العمل الإداري.
• القدرة على التعامل مع الأجهزة المكتبية.

أهمية مهنة السكرتارية

الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي هو فرق مهام وأعمال يومية، ولكن بشكل عام أصبحت وظيفة السكرتارية واحدة من أهم المهن الموجودة في الساحة العملية في الوقت الحالي، بالأخص مع ظهور أجهزة متطورة وحديثة مثل الحاسوب، وفيما يلي نعرض أهمية مهنة السكرتارية:

• الحد من قدر الضغط الذي يصاحب العمل بالنسبة إلى المدير.
• التعاون مع المدراء ورؤساء الأقسام لتقديم جودة أفضل.
• تنسيق مختلف أنواع الأعمال وذلك عن طريق التحضير مسبقًا إلى الاجتماعات والنقاشات.
• توفير جميع المعلومات التي تطلب منه في الأوقات المناسبة.
• تأمين وسائل للاتصال بين المدراء وبين الموظفين، وبين المحيط الخارجي.
• التدقيق في الوثائق، والتأكد من صحتها قبل أن يتم اعتمادها بشكل رسمي.

اطلع على:  ما هي مهام السكرتارية التنفيذية

الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي يكمن في المهام والأعمال اليومية التي يقوم بها كل منهما، وبشكل عام يمكننا أن نقول إن السكرتير مهمته الأساسية هي تنظيم حركة العمل داخل المكتب بكل ما فيها، في حين أن السكرتير التنفيذي مهمته هي تنظيم الأمور الورقية والإدارية التي تمر على العمل بصفة يومية.