شروحات الدروس
أهداف إدارة المكاتب؛ تعريفها وأهميتها
مجال المكاتب يعتبر من المجالات التي يجهلها الكثير من الناس، على الرغم من ذلك نجد أن العاملين بالمؤسسات المختلفة تمكنوا من إثبات رسالتهم والأهداف التي يسعون نحو تحقيقها بكل ما أوتوا من قوة، وهو ما نوافيكم إيّاه، من خلال موقع فكرة.
عناصر المقال
أهداف إدارة المكاتب
- تنافس الأسواق: مجال إدارة المكاتب واحدًا من المجالات التي تساهم في إبراز دور المنافسين في الأسواق؛ لتعزيز قدرة المؤسسة على القيادة.
- استغلال الموارد بشكل إيجابي: تضمن إدارة المكاتب إمكانية استخدام كافة الموارد المتاحة بشكل جيد، وبالتالي الحد من الهدر الحادث بها.
- الابتكار في بيئة العمل: تساهم في إمكانية تطوير كافة الابتكارات الجديدة والاختراعات المتاحة في البيئة المحيطة، وذلك عن طريق الوصول إلى النمو في المستقبل فضلًا عن الحد من النفقات.
- القيادة في العمل: إن إدارة المكاتب تعمل على توفير شخص يعمل كقائد له قدرة على الحزم واتخاذ القرارات لضمان النجاح.
- التعاون: من المعروف أن التعاون واحدًا من أساسيات النجاح، ويمكن من خلال إدارة التعاون بين الأفراد خلق بيئة عمل جيدة ومناسبة للتقدم.
- تيسير العمل: تساهم إدارة المكاتب في تيسير الأعمال من خلال إعطاء توجيهات مختلفة لفريق العمل.
أنواع إدارة المكاتب
1- الإدارة الافتراضية
- هذا النوع من إدارة المكتبات يهدف إلى تنظيم العمل في كافة المؤسسات أو الشركات الصغيرة، ولا سيما التي تعمل بنظام الأونلاين أو عن بُعد ولا تتطلب حضور عدد ساعات عمل يومية.
- مهام هذه الإدارة تتوقف على نوع الشركة التي تُديرها، مثل الشركات المتعلقة بالسفر والتخطيط وغيرها.
2- إدارة مكاتب الشركات
- تهدف إلى العمل على التحسين من الأداء الخاص بالأقسام المختلفة.
- يضمن أن بيئة العمل التي يوجد فيها الموظفين تُلائمهم وتناسب احتياجاتهم.
- إدارة مكاتب الشركات قد تكون في مجال التسويق، أو مجال التمويل، بالإضافة إلى مجال التنمية البشرية.
3- إدارة المكاتب الطبية
- من ضمن مؤسسات هذه الإدارة مكاتب الأطباء المختلفة، مثل أطباء الأسنان، بالإضافة إلى المستشفيات.
- تهدف هذه الإدارة إلى خلق بيئة تتميز بقدر كبير من النظافة لكي تُناسب المرضى.
4- إدارة المكاتب القانونية
- هذا النوع من الإدارات يهتم بتنظيم بيئة العمل بين جميع الموظفين.
- تلعب دورًا هامًا في تنظيم الكشوف الخاصة برواتب الموظفين.
- تعمل على تنظيم التعامل بين كلٍ من المُساعدين والزوار بالإضافة إلى قسم الموارد البشرية.
عناصر إدارة المكاتب
- الأدوات: ترمز إلى كافة الأدوات المستخدمة للقيام بالأعمال المكتبية المختلفة، ومن أهم هذه الوسائل أو الأدوات هي المُمحاة، قلم رصاص، حاسوب، طابعة، حبر، ورق، قلم، آلة حاسبة، نماذج مكتبية.
- الغرض: لا بُد أن يكون العاملين في إدارة المكتبات على قدر كافيًا من الوعي بالدور المطلوب منهم؛ ليقوموا بعملهم على أكمل وجه.
- البيئة: المقصود بها طبيعة العمل، وهي التي تساهم إدارة المكتبات في الحفاظ عليها لكي تكون مهام العمل سلسة وبسيطة.
- الأشخاص: من العناصر الرئيسية والهامة لإدارة المكتبات، أو في مجال الإدارة بشكل عام، وكُلما كانوا على قدر من الدراية والوعي كلما كانت كفاءة العمل أكبر.
إن أهداف إدارة المكاتب تكمُن في الوصول إلى أقصى معايير النجاح بجودة عالية وقدر بسيط من الجهد، ولكن لا بُد من الإلمام بعناصر الإدارة لتحقيق الغاية المرجوة منها.
