تعلم شرح خطوات كتابة كتاب رسمي
الاء الشافعي آخر تحديث :
طريقة كتابة كتاب رسمي من خلال موقع فكرة، أن الكتابات والرسائل الرسمية لها أهمية كبيرة حيث أنها يتم استخدامها مع الزملاء بشكل رسمي أو تستخدم في التحدث مع جهة حكومية او غيرها من الأمور التي تتطلب كتاب رسمي واليوم سنتعرف معا على طريقة كتابة كتاب رسمي وأهمية الكتابات الرسمية في السطور القادمة فتابعونا.
عناصر المقال
الكتابات الرسمية
- إن الكتابات الرسمية هي عبارة عن خطابات رسمية يتم اصدارها من جهة رسمية الى جهة رسمية أخرى وذلك من توضيح أمر رسمي محدد.
- ويمكن أن تكون الرسائل الرسمية من مسئول حكومي وذلك بغرض إيصال أمر رسمي إلى موظف بتكليفه بمهمة رسمية.
- لذلك فإن الغرض الأساسي من الكتابات الرسمية هو توضيح الأمر بشكل رسمي سواء كان ذلك الأمر صادر من جهة او منظمة أو فرد.
ظهور الكتابات الرسمية
- إن الكتابات الرسمية ظهرت منذ قديم الأزل في الرسائل الرسمية عرفت زمن طويل حيث كان يطلق عليها اسم الديوانية.
- والديوانية هي عبارة عن رسائل كانت تصدر من الحاكم الي ولاته فى أنحاء ولايته أو العكس.
- وترجع الرسائل الرسمية من عهد رسول الله صلى الله عليه وسلم حيث كان النبي يرسل خطابات التحالف إلى الملوك والأمراء ويرسل المعاهدات وخطابات التحالف بينه وبين الملوك والأمراء.
طريقة الكتابات الرسمية
- إن الكتابات الرسمية يتم كتابتها بطريقة محددة بنظام الفقرات كل فقرة يتم كتابتها بشكل محدد كالتالي :
رأس الرسالة أو الترويسة
هي عبارة عن مساحة متواجدة في أعلى الرسالة ويتم فيها كتابة التفاصيل التي تخص الرسالة أو الترويسة وتكون كالتالي :
- اسم المؤسسة الرسميّة.
- عنوان المؤسسة.
- رقم سجلها الحكوميّ.
- الهيئة أو الشكل القانوني للمؤسسة (هيئة حكوميّة).
- رقم الهاتف.
- والفاكس.
- والبريد.
- والموقع الإلكتروني.
تاريخ الكتاب الرسمي
- يتم توضيح تاريخ الكتاب أو الرسالة الرسمية ويكون موقعه في الجهة اليمنى من الرسالة.
- ويتم كتابة الرسالة بشكل توضيحي حيث يتم كتابة اليوم والشهر والسنة مع توضيح التاريخ ومراعاة الدقة.
اسم المرسل اليه والعنوان
- في الثلاث الاسطر الأولي يتم كتابة اسم المرسل اليه او المؤسسة بشكل تفصيلي وعنوانه وذلك بشكل صحيح و صياغة مناسبة.
التحية الافتتاحية
- هنا يتم كتابة التحية الافتتاحية بشكل رسمي مع عبارات لبقة تدل على احترام المؤسسة أو الفرد المرسل إليه الكتاب الرسمي.
موضوع الرسالة
- يقوم المرسل بتوضيح سبب ارسال الرسالة للمرسل إليه وتوضيح الهدف منها بشكل رسمي مع توضيح وتقديم شرح وافي مع لموضوع الرسالة بشكل رسمي وبدون أخطاء إملائية.
التحية الختامية
- هناك ينهي المرسل الرسالة بعبارات الشكر والامتنان والتقدير فهي آخر جزء في الرسالة وعليها أن تحمل عبارات الشكر والتمنيات الطيبة للمرسل إليه، مع تقديم تحية الوداع الى المرسل اليه.
التوقيع من كاتب الرسالة
- يتم التوقيع من كاتب الرسالة في أسفل الجانب الأيسر من الكتاب الرسمي.
- على الشخص ان يقوم بالتوقيع بأيام وظيفة سواء كان مدير المؤسسة او مسئول العلاقات أو غيرها من الوظائف مع التوثيق الرسمي للجهة المراسلة.
أهمية الكتابات الرسمية
- إن الكتابات الرسمية منذ قديم الأزل وهي لها أهمية كبيرة وقد تطورت هذة الكتابات عبر الوقت ومع التطورات التكنولوجية ظلت الرسائل الرسمية تحمل أهمية كبيرة.
- سهلت التعاون بين المصالح والجهات سواء كانت الجهات الحكومية والقطاع الخاص أو الشركات أو القطاعات المهنية والعلمية.
- كما أنها وسيلة رسمية يستخدمها المدير للحديث مع الزملاء وشركاء العمل وتوجيهه التعليمات والأوامر بصورة رسمية.
- تقوم المؤسسات الرسمية باستخدامها من أجل عمل استدعاءات للحصول على الوثائق الشخصية مثل البطاقة الشخصية، وجواز السفر، شهادات الميلاد وغيرها من الوثائق الرسمية.
- كما أن الكتابات الرسمية في الدوائر الحكومية تعد من أساس العلاقات بين الأقسام والدوائر المختلفة.
عزيزي القاري نتمني أن نكون قد قدمنا لكم توضيح وشرح مميز لجميع المعلومات التي تخص طريقة كتابة كتاب رسمي ونحن على استعداد لتلقي تعليقاتكم واستفساراتكم وسرعة الرد عليها.