أسلوب صياغة الخطابات

أسلوب صياغة الخطابات يشكل أهمية كبيرة وواضحة في تحقيق الهدف المراد منه، فهو يختلف اختلافًا تامًا عن الخطاب غير الرسمي، إذ إن الخطاب الموجه إلى الجهات الرسمية بوجه عام يتوجب عليه القبول من حيث الشكل، لضمان قبول الهدف منه، وهو ما سيطرحه لكم موقع فكرة.

أسلوب صياغة الخطابات

تتخذ الخطابات صورتين، أولهما أن تكون مكتوبة بخط اليد، والثانية بشكلٍ إلكتروني، وتكون الصياغة كالتالي:

1- كتابة الخطابات إلكترونيًا

على الرغم من أنه لا يوجد ما يمنع رسميًا من توجيه الخطابات المكتوبة بخط اليد إلى الجهات الحكومية إلا أنه:

• من الأفضل أن يتم كتابة الخطابات الرسمية باستخدام الكومبيوتر وطباعتها وتوجيهها للجهة المعنية.
• إذ تعطي الكتابة الإلكترونية طابعًا احترافيًا للخطاب.

2- استخدام ورق أبيض

يعد ورق الطباعة A4 الأبيض هو الأنسب والأكثر استخدامًا في حال توجيه الخطابات الرسمية، لذلك:

• من الأفضل أن يتم استخدام هذا النوع من الأوراق لإكساب الخطابات نوعًا من الوقار.
• قديمًا كانت الأوراق المستخدمة لذلك ملونة باللون الأصفر، إذ كان يتم استخدام جلود الأغنام للكتابة أما الآن فالورق الأبيض هو الأمثل.

3- اختيار نوع خط مناسب للكتابة

في حال قيامك بكتابة خطابًا موجهًا لجهة رسمية، فيفضل:

• أن تستخدم نوع خط كتابة واضح وغير مزركش ويسهل قراءته.
• يعد Times New Roman هو الخيار الأمثل لجميع الخطابات.

أنواع الخطابات الإدارية

في ظل تعرفنا على أسلوب صياغة الخطابات، نتعرف على تقسيم الخطابات الإدارية الرسمية إلى نوعين، وهما:

1ـ الخطابات التجارية

هي التي يتم استخدامها في أغراضٍ تجارية، وأهم ما يميزها:

• هو الجانب الدعائي للمؤسسة.
• تضمن الرسالة في أعلاها لما يعرف بالترويسة، والتي يتم فيها تسجيل جميع المعلومات التي تخص المؤسسة بالكامل من العنوان، والاسم، ورقم السجل التجاري، ونوع التجارة، ورقم الهاتف، وصندوق البريد، وشعار المؤسسة، والبريد الإلكتروني.

2ـ الخطابات الرسمية

هي تلك الرسائل المتعلقة بالجانب الوظيفي، والتي تتضمن الاستدعاءات، والقرارات الإدارية، والتعاميم العامة، والمعروض، وغيرهم.

خطوات كتابة خطاب الرسمي

يجب أن يكون أسلوب صياغة الخطابات كالتالي:

1. ابدأ الخطاب بالسلام (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته).
2. أسفل ذلك السطر يتم كتابة اسم الشخص الموجه إليه الخطاب، أو البدء بصفته.
3. ثم التحية من خلال كتابة (السيد/ …..).
4. في السطر التالي يكتب (تحية طيبة وبعد) ثم نبدأ في متن ومضمون الخطاب.
5. يجب مراعاة أن يكون متن الخطاب دقيق في إيضاح الطلب أو السبب في توجيه الخطاب، وأن يكون قدر الإمكان مقتضب.
6. يتم تقسيم المتن إلى عدد من النقاط في حالة احتوائه على شروط عقد، أو تفنيد لعدد من الأمور التي يتطلب توضيحها.
7. نختتم الخطاب بكتابة التحية (ولكم جزيل الشكر) وأسفلها من اليمين (مرسله لسيادتكم …).
8. ينبغي أن نراعي وضع الأختام والتوقيعات أسفل الخطاب لإضفاء الطابع الرسمي.

كيفية توجيه الخطابات

هناك عدد من طرق توجيه الخطابات الرسمية، حيث إن:

• هناك الخطاب الموجه من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى.
• خطاب موجه من أفراد إلى جهات رسمية أخرى.
• الخطابات الموجهة من أحد الجهات الرسمية إلى أفراد.

أهمية الخطابات الإدارية الرسمية

تعد الخطابات أمرًا ذو أهمية كبرى في الحياة الوظيفية والاجتماعية للفرد، حيث إنها أحد أبرز وسائل الاتصال، وتكمن أهميتها فيما يلي:

• الخطابات أحد وسائل التواصل الكبرى بين الإدارات في المؤسسات الحكومية والخاصة، وعلى مستوى الأفراد والمؤسسات أيضًا.
• تختصر الخطابات المسافة والجهد بين مواقع جهات المراسلة المختلفة.
• يمكن تصنيف الخطابات الرسمية على أنها أحد الوثائق القانونية التي يمكن للأفراد أو الجهات العودة إليها في حال احتياجها مرة أخرى.
• تعتبر الخطابات الرسمية وسائل إعلانية وخاصةً الخطابات التجارية.

الأمور التي يجب مراعاتها في كتابة الخطابات الرسمية

في حال كتابة الخطابات الرسمية هناك عددًا من الأمور ينبغي مراعاتها، ومنها:

• وضوح ودقة الأفكار وجودة انتقاء ألفاظها.
• مراعاة المصداقية في المعلومات المذكورة في الخطاب.
• البعد عن الألفاظ الأدبية والمحسنات الشعرية البديعية والصور والتزام الموضوعية.
• الإيجاز في المعنى بشكل غير مخل، وهي أحد أهم صفات الكتابة الوظيفية.
• استخدام أسلوبًا مقنعًا والبعد عن العواطف الشخصية.
• عند الرد على أحد الخطابات الواردة مسبقًا يجب الإشارة إلى تاريخ الخطاب ورقمه وموضوعه.
• يجب مراعاة تقسيم الأفكار وتسلسلها والانتقال مباشرة إلى الفكرة الثانية بعد الأولى.
• في حال الرد على أحد الرسائل المحتوية على عدد من الأفكار، يجب أن يتضمن الرد جميع النقاط بالترتيب وفقًا لورودها في الخطاب الأصلي.

يجب أن يتلاءم نوع الخطاب مع الأسلوب المستخدم في إلقائه، وذلك لجذب انتباه القارئ إلى الهدف وراء الخطاب، وذلك بجعله أكثر تأثيرًا وبساطة، وتهذيبًا في الصياغة.